6 bÆ°á»›c thuáºn tiện cho doanh nghiệp quản lý đồ dùng văn phòng phẩm hiệu quả
Việc quản lý văn phòng phẩm cho cả 1 doanh nghiệp thá»±c ra không Ä‘Æ¡n giản nhÆ° nhiá»u ngÆ°á»i vẫn nghÄ©, do những tÃnh chất đặc thù và ngÆ°á»i quản lý cần phải có má»™t đầu óc có khả năng xắp xếp, phân loại tốt nhằm có thể nhanh chóng tìm ra khi cần.
Có khá nhiá»u việc phải chú trá»ng trong việc quản lý văn phòng phẩm nhÆ°ng chi phà có lẽ là ng việc quan trá»ng nhất, nó ảnh hưởng trá»±c tiếp đến ngân sách của công ty bạn.Hiểu rõ được tÃnh chất đặc thù của công việc quản lý dụng cụ văn phòng phẩm, bà i viết nà y dụa trên các kinh nghiêm thá»±c tế để Ä‘Æ°a ra cách dá»… dà ng nhất cho công việc của bạn.
BÆ°á»›c 1: Láºp danh sách văn phòng phẩm hiện tại trong công ty
Tại kho đang có những món đồ nà o, số lượng ra sao, các nhân viên đang có những dũng cụ gì,.. bạn nên kiểm tra trước để có một số liệu chắc chắn.
BÆ°á»›c nà y sẽ giúp Ãch bạn khi lên danh sách danh mục đồ cần mua má»›i và bổ sung trong tÆ°Æ¡ng lai.
Bước 2:Ước lượng số lượng dụng cụ văn phòng phẩm
Chi phà công ty được tiết kiệm hÆ¡n khi được chi tiêu và o các dụng cụ cần thiết nhất, vá»›i các dụng cụ văn phòng phẩm có nhu cầu cao trong các văn phòng bạn nên tăng số lượng mua đồng thá»i giảm bá»›t và loại trừ má»™t số loại sẽ không cần thiết sá» dụng.
BÆ°á»›c 3: Khuyến khÃch sá» dụng lại các dụng cụ văn phòng phẩm
Thông thÆ°á»ng tại nhiêu công ty, các dụng cụ văn phòng phẩm chỉ sá» dụng má»™t lần rồi vứt Ä‘i trong khi vẫn còn khả năng tái sá» dụng là má»™t Ä‘iá»u rất lãng phÃ.
Nên áp dụng rá»™ng rãi Ä‘iá»u nà y trong công ty, ngoà i giảm thiểu tiá»n mua má»›i văn phòng phẩm còn giúp bảo vệ môi trÆ°á»ng sạch đẹp.
BÆ°á»›c 4: Chá»n nhà phân phối
Thị trÆ°á»ng luôn tồn tại các mức giá khác nhau cho cùng má»™t sản phẩm vá»›i chất lượng tÆ°Æ¡ng Ä‘Æ°Æ¡ng, việc tham khảo mức giá tại nhiá»u nhà phân phối khác nhau cÅ©ng nhÆ° tham khảo giá tiá»n trên các trang web sẽ giúp bạn chá»n được nhà phân phối uy tÃn đồng thá»i giá “má»m†nhất để tiết kiệm thêm má»™t khoản chi phà cho công ty.
Bước 5: Quản lý nơi lưu trữ
Việc lÆ°u giữ cố định các dụng cụ còn lại rất quan trá»ng, nó giúp bảo quản cÅ©ng nhÆ° đảm bảo rằng chúng sẽ không bị thất lạc sau khi thừa lại do đồng nghiệp sá» dụng hay chất lượng sẽ được giữ nguyên.
Nên có má»™t nhân viên trông chừng, bảo vệ kho riêng, ngÆ°á»i nà y sẽ có trách nhiệm giữ chìa khóa cÅ©ng nhÆ° kiểm soát những ngÆ°á»i ra và o kho, không những đảm bảo an toà n cho văn phòng phẩm mà còn trách tình trạng mất mát do bị trá»™m.
Bước 6: Duy trì kiểm soát số lượng văn phòng phẩm
Kiểm soát số lượng văn phòng phẩm thÆ°á»ng xuyên luôn Ä‘Æ°a ra phÆ°Æ¡ng án mua má»›i có lợi cho doanh nghiệp, bạn sẽ biết mua cái gì và đặt vá»›i số lượng ra sao, ngoà i việc sá» dụng các bản thống kê bằng tay bạn có thể sá» dụng các công cụ phần má»m nhâp dữ liệu để các tÃnh toán và thông số chÃnh xác hÆ¡n.
Hy vá»ng vá»›i những chia sẻ trên sẽ giúp Ãch bạn quản lý văn phòng phẩm dá»… dà ng hÆ¡n cÅ©ng nhÆ° chi phà doanh nghiệp sẽ được thu gá»n. Ngoà i ra bạn nên tham khảo các cách là m của những ngÆ°á»i có kinh nghiệm từ trÆ°á»›c để ngà y cà ng nâng cao khả năng sắp sếp quản lý của mình.
Bà quyết lá»±a chá»n các váºt phẩm văn phòng thÃch hợp vá»›i môi trÆ°á»ng là m việc của bạn
Công việc của các bạn sẽ không thể thuáºn tiện và còn bị cháºm tiến Ä‘á»™ nếu nhÆ° văn phòng của bạn không có đầy đủ những váºt phẩm quan trá»ng phục vụ cho việc hoạt Ä‘á»™ng, vì váºy váºt phẩm văn phòng là những thứ cá»±c cần thiết cho công việc của bạn.Vì Ä‘iá»u nà y mà các văn phòng phẩm quáºn 5 váºt phẩm văn phòng là sá»± chá»n lá»±a không thể không có trong các văn phòng công sở nên chá»n các văn phòng phẩm giá cả tÆ°Æ¡ng đối và chất lượng cao lại cà ng quan trá»ng hÆ¡n nữa.
Nên lá»±a chá»n nhà cung cấp chất lá»±a đồng bá»™ văn phòng phẩm. Trên thá»±c thế, các văn phòng phẩm huyện củ chi công ty hay doanh nghiệp thÆ°á»ng không có sản phẩm văn phòng dá»± trữ trÆ°á»›c do thÆ°á»ng mua trá»±c tiếp sản phẩm nhá» lẻ.Ngoà i ra các doanh nghiệp thÆ°á»ng không có kho hoặc diện tÃch kho nhá» không đủ chứa thì mua trá»±c tiếp sẽ hợp lý, nhÆ°ng khi có vấn Ä‘á» công việc cần giải quyết gấp thì khá bất tiện khi phải trì hoãn, chỠđợi.
Khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng các thiết bị văn phòng, theo thá»i gian và công năng sá» dụng mà dần dần có thể gặp vấn Ä‘á» hao mòn hay trục trặc há»ng hóc. Những lúc nhÆ° váºy, bạn và các đồng nghiệp sẽ phải mất thá»i gian, trì hoãn các công việc để đợi các nhà cung cấp tá»›i kiểm tra sá»a chữa các loại máy móc thiết bị.
HÆ¡n nữa, không phải bất kì khi nà o công ty bạn cÅ©ng có thể ngay láºp tức tìm kiếm trên internet hay liên lạc được ngay nhà cung cấp sá»a chữa uy tÃn, đảm bảo chất lượng và sẵn sà ng đến kiểm tra luôn hiện tại.Thêm nữa, việc thanh toán mua bán số lượng lá»›n các loại văn phòng phẩm từ những nhà cung cấp uy tÃn bao giá» cÅ©ng sẽ có giá thà nh tiết kiệm phù hợp hÆ¡n nhiá»u khi mua nhá» lẻ.
Việc lá»±a chá»n đồng bá»™ thiết bị và sản phẩm văn phòng từ nhà cung cấp uy tÃn sẽ đảm bảo chất lượng, tiện lợi nhanh chóng trong xá» lý, cách phục vụ chuyên nghiệp sẽ Ä‘em lại sá»± hà i lòng cho các doanh nghiệp, công ty.Và hãy dá»± trữ cho bạn má»™t số đồ văn phòng thiết yếu Ä‘á» phòng sá»± cố xảy ra.
Các loại sản phẩm văn phòng nên tránh
Các váºt phẩm văn phòng có giá trị quá thấp so vá»›i thị trÆ°á»ng: vá»›i các loại sản phẩm nà y sẽ thÆ°á»ng là hà ng trôi nổi, nháºp láºu hoặc không có nguồn gốc xuất xứ rõ rà ng, do đó không đảm bảo được chất lượng khi Ä‘Æ°a và o sá» dụng mà còn có thể gặp sá»± cố, gây há»ng các thiết bị.Công việc tại công ty bạn sẽ phải trì hoãn, gián Ä‘oạn khi gặp sá»± cố không đáng có.
Các sản phẩm văn phòng phẩm mang má»™t bao bì mẫu khác: xuất hiện trôi nổi vá»›i mẫu mã khác và lạ nên bắt mắt trên thị trÆ°á»ng, tuy váºy những sản phẩm nà y chỉ được mua bán lÆ°u thông trong thá»i gian ngắn mang tÃnh thá»i vụ để câu khách hà ng, vá» sau khi không đảm bảo được giá trị và chất lượng sẽ tá»± biến mất khá»i thị trÆ°á»ng. Các sản phẩm văn phòng phẩm hà ng giả, hà ng nhái: những sản phẩm nà y chắc chắn kém chất lượng tuy nhiên có mẫu mã giả tinh vi nhÆ° hà ng tháºt, để nháºn biết và phân biệt không há» dá»… dà ng vá»›i cả những ngÆ°á»i có kinh nghiệm.
Do chất lượng kém nên thá»i gian sá» dụng sẽ hạn chế và thÆ°á»ng xuyên xảy ra sá»± cố, há»ng hóc không đáng, gây ảnh hưởng đến công việc và tổn thất cho công ty, doanh nghiệp.Tóm lại, hãy lá»±a chá»n sáng suốt má»™t nhà cung cấp sản phẩm uy tÃn và đảm bảo chất lượng để không phải bá» ra má»™t số tiá»n lá»›p mà lại không có chất lượng mong muốn.
Những kinh nghiệm khi chá»n các văn phòng phẩm.
DÆ°á»›i đây là má»™t số những lÆ°u ý khi lá»±a chá»n văn phòng phẩm.
Lá»±a chá»n các sản phẩm được ngÆ°á»i tiêu dùng tin tưởng.
Giá cả ổn định, phù hợp và Ãt biến Ä‘á»™ng.
Cách sá» dụng cá»±c Ä‘Æ¡n giản, dá»… dà ng sá»a chữa, thay thế khi gặp trục trặc, sá»± cố.
Không nên lá»±a chá»n chỉ má»™t loại sản phẩm.
Sản phẩm váºt phẩm văn phòng mang thÆ°Æ¡ng hiệu uy tÃn.
Những nhà sản xuất thiết bị, sản phẩm văn phòng phẩm có thÆ°Æ¡ng văn phòng phẩm quáºn 9 hiệu sẽ có kinh nghiệm và những nghiên cứu cụ thể mang đến những sản phẩm đảm bảo chất lượng, Ä‘em để sá»± yên tâm khi sá» dụng vá»›i nhiá»u mẫu mã, kiểu dáng Ä‘a dạng phong phú cho bạn lá»±a chá»n.